Effizienter Eichwechsel mit System

Auftragsmanagement-Systeme zur IT-Unterstützung des Eichwechsels

1. Eichwechsel – eine jährlich wiederkehrende Aufgabenstellung

Neben der Jahresablesung von Zählern stellt der notwendige Austausch von Messgeräten infolge des Ablaufs der Eichgültigkeit einen echten Massenprozess dar. Meist werden lange Listen zu wechselnder Geräte zunächst zur Beschaffungsplanung aus dem Abrechnungssystem gedruckt oder exportiert, um dann in entsprechenden Programmen, wie bspw. Excel, weiter verarbeitet zu werden. Parallel dazu werden die anstehenden Wechselaufträge den jeweiligen Mitarbeitern oder Auftragnehmern i.d.R. im Dispositionsbereich des Abrechnungssystems zugeordnet und aus dem System direkt auf Papier-Wechselbelege ausgedruckt. Nach dem Ausdruck erfolgt die Verteilung der Aufträge oft durch persönliche Übergabe an die mit der Durchführung der Wechsel Beauftragten. Diese erhalten die einzubauenden Zähler dann teilweise einzeln an den entsprechenden Ausgabestellen der Zählerlager, wo sie die Ausbauzähler nach erfolgtem Wechsel u. U. täglich auch zurückgeben. Die ausgefüllten Wechselbelege werden bei den zuständigen Stellen zur Fertigmeldung der Aufträge abgegeben. Dies erfolgt meist durch manuelle Eingaben am jeweiligen Abrechnungssystem im Einzel-Dialog. Am Ende jeden Monats werden durch beauftragte Unternehmen Rechnungen über die erbrachten Leistungen erstellt, die durch Mitarbeiter des Auftraggebers zu prüfen sind.

Probleme:

Hoher manueller Aufwand zur Disposition, Ausdruck und physischen Verteilung der Wechselbelege
Kosten für Drucker und Belegpapier oft erheblich
Hoher personeller Aufwand im Lager zur Vorbereitung und Durchführung der Ausgabe der Einbaugeräte (tägliche Einzelausgabe), da oft keine automatisch erstellten, auftragnehmerbezogene Gerätelisten vorliegen
Statusmeldungen aus den Abrechnungssystemen oft nicht geeignet zur geordneten Betriebsführung => manuelles Nachpflegen des Abarbeitungsstandes in externen Systemen (z.B. Excel) zum Erhalt eines geeigneten, auftragnehmer-/mitarbeiterselektiven Statusüberblicks über den Stand der Arbeiten (Soll-Ist- Vergleiche etc.) erforderlich
Papier-Wechselbelege „gehen verloren“ und müssen neu ausgedruckt werden
Die Dateneingabe („Fertigmeldung“) muss durch geschultes Personal mit Kenntnissen in der Bedienung des Abrechnungssystems durchgeführt werden → hoher personeller Aufwand, Einschränkung durch Laufzeiten des Abrechnungssystems, Lizenzkosten für Arbeitsplatz-Clients
Zurückgegebene Papier-Wechselbelege sind oft unvollständig oder unleserlich ausgefüllt; offene Punkte müssen mühsam und zeitintensiv bei den Ausführenden hinterfragt werden
Hoher personeller und zeitlicher Aufwand zur Prüfung eingehender Rechnungen
Insgesamt kein durchgängiger Prozess

1.1 Standard-Auftragsmanagement-Systeme zur IT-Unterstützung des Eichwechsels

Abhilfe ist möglich durch die Einführung und Nutzung so genannter Auftragsmanagement-Systeme (AMS), die die Aufgabenstellung „Eichwechsel“ außerhalb des Abrechnungssystems meist unter Nutzung von Handcomputern (PDA, MDE etc.) lösen.

Das Prinzip derartiger Systeme ist immer gleich:

Aus dem Abrechnungssystem werden Daten zu wechselnder Zähler sowie verfügbare Einbauzähler als Datensatz exportiert
Die Daten werden in das Zusatzsystem importiert; Detaildisposition etc. erfolgen im AMS, Aufträge werden selektiv auf Ausführende verteilt
Im Zuge der Abarbeitung liefert das AMS Statusdaten sowie alle relevanten Informationen zur Abrechnung und automatischen Fertigmeldung der Aufträge in elektronisch weiterverarbeitbarer Form
Nach erfolgter Abarbeitung wird im AMS ein Datensatz erzeugt und exportiert, welcher automatisch in das Abrechnungssystem importiert wird

1.2 Vorteile von Standard-Auftragsmanagement-Systemen

Optimale Anpassung des Systems auf die gegebene Aufgabenstellung
Wegfall des Ausdrucks von Wechselbelegen
Automatische Verfügbarkeit von Gerätelisten zur optimierten Lager-Ausgabe von Einbaugeräten
Automatisierte Plausibilisierung der Eingaben zu Einbaugerät und Ausbauzählerstand, daher deutlich höhere Qualität des Prozesses
Wegfall manueller Fertigmeldungen
Insgesamt deutlich niedrigerer personeller Aufwand und effizientere Abwicklung des Gesamtprozesses

1.3 Nachteile der Standard- Auftragsmanagement-Systeme

Den gegebenen Vorteilen der am Markt derzeit verfügbaren AM-Systeme stehen leider auch Nachteile gegenüber.
In der Regel ist für die Systeme zusätzlich eigene Hardware (Rechner, Monitor etc.) erforderlich, auf der die Systeme installiert werden müssen. Die Erstinstallation erfolgt meist durch den Systemlieferanten. Danach sind die zur Erhaltung Betriebsfähigkeit erforderlichen Betriebssystem- und AM-System-Updates durch eigene Mitarbeiter erforderlich. Die mit der Nutzung der AM-Systeme betrauten Mitarbeiter müssen aus diesem Grund neben der Kompetenz in der Organisation, Durchführung und Kontrolle der eigentlichen Eichwechselarbeiten auch über IT-Kompetenz verfügen. Auch ist bei Problemen und Störungen der Systeme oft erst durch Hinzuziehung eines Kundendienstes des Lieferanten Abhilfe möglich. Hierdurch entstehen neben dem zeitlichen Aufwand auch Zusatzkosten. Die erforderlichen Handgeräte für die Monteure kosten je nach Ausführung zwischen 300,- € und 1.500,- € pro Stück – bei einer Lebensdauer unter realen Arbeitsbedingungen von oft nicht einmal einem Jahr. Alle eingesetzten Monteure sind vorab in der Bedienung der Handgeräte einzuweisen und bei jeder Änderung nachzuschulen. Hier entstehen häufig auch grundsätzliche Akzeptanz- und Verständnisprobleme, außerdem kommen Schäden, Verluste und Fehlbedienungen vor.

2. Lösungsansatz der co.met GmbH – co.globe

co.met verwaltet derzeit ca. 250.000 Zähler aller Versorgungsarten für unterschiedliche Auftraggeber. Zu den Aufgaben gehört auch die vollständige Organisation und Abwicklung anstehender Eichwechsel. Mit Blick auf mögliche Kosteneinsparungen hat co.met ein eigenes System entwickelt, welches die Vorteile eines Standard-Auftragsmanagement-Systems erschließt, ohne dessen Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.

Kern des Systems der co.met (genannt „co.globe“) ist eine internetfähige Datenbankanwendung, die von jedem beliebigen Computer mit Internetanschluss aus ohne jegliche Installation etc. aufgerufen und genutzt werden kann. Im System ist ein virtueller Drucker (z. B. PDF-Format) als Ausgabemodul implementiert, mittels dessen die Wechselaufträge nach erfolgter Disposition als Liste und/oder als Einzelaufträge seitenweise in Form einer druckbaren Datei ausgegeben werden. Die Auftragsübergabe an die Monteure bzw. Firmen sowie deren Rückmeldung an den Auftraggeber erfolgt über E-Mail (Aufträge zum Auftragnehmer) bzw. mittels Internet- Portal (Fertigmeldung des Auftrages durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber).

co.globe versteht sich als optimal angepasstes Werkzeug zur effizienten Organisation, Durchführung, Überwachung und Abrechnung der Aufgabe Eichwechsel. Das System ist für die Nutzer über Internet rund um die Uhr an 7 Tagen der Woche verfügbar – von jedem Platz der Welt mit Internetanschluss. Es wurde aus der Praxis heraus entwickelt und ist nach Kundenwunsch mit geringem Aufwand individuell an die Bedürfnisse anpassbar.

2.1 Vorteile der Lösung co.globe

Keine Zusatzsysteme und damit keine Investitionen in Soft- und Hardware erforderlich (Auftragsmanagement-Software, zusätzliche PC’s, Handgeräte etc.)
Aufgaben- und zieloptimiertes System zur optimalen Erledigung der Aufgabe „Eichwechsel“ außerhalb des eigentlichen Abrechnungssystems
System individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbar
System rund um die Uhr betriebsbereit
System von jedem Computer mit Standard-Internetzugang aus nutzbar – Reduktion der Lizenzkosten für Arbeitsplätze des Abrechnungssystems möglich
Einfachste Bedienbarkeit der Module Disposition und Auftragserstellung auch für Mitarbeiter ohne Kenntnisse in der Bedienung des Abrechnungssystems
Ausdruck von Wechselbelegen wird auf Montageunternehmen delegiert – erhebliche Reduktion von Kosten- und Personalaufwand
Optimierte Betriebsführung des Bereiches Zählerwechsel durch Online- Verfügbarkeit umfänglicher Statusberichte – die Statusberichte sind bei Bedarf auch für die Beauftragten online einsehbar
Erhebliche Vereinfachung der Kontrolle und Abrechnung von Montageleistungen erhebliches Einsparpotenzial an Kosten– und Personalaufwand
Einfache Rückmeldung der Informationen zu ausgeführten Arbeiten durch die Beauftragten selbst über Internet mit Prüfung und Plausibilisierung der Eingaben
Wegfall manueller Fertigmeldungen durch automatischen Import der Daten in Ihr Abrechnungssystem

3. Unser Angebot

co.globe - Systembereitstellung als Dienstleistung
Wir richten für Sie ein speziell an Ihre Erfordernisse angepasstes, internetfähiges AMS zur optimalen Organisation, Überwachung und Abrechnung der jährlich erforderlichen Eichwechsel ein und betreiben es für die Dauer der Eichwechselkampagne.

Sie können auf das System rund um die Uhr online zugreifen und hiermit alle erforderlichen Prozesse im Zusammenhang mit auszuführenden Zählerwechseln einfach und effizient disponieren, organisieren und überwachen. Ebenso erhalten Sie eine Online-Statusübersicht über den Stand aller Arbeiten sowie Abrechnungs- und Prüfinformationen.

Zur Nutzung unseres Angebotes ist kein Kauf von Soft- und Hardware sowie keine Installation von Programmen erforderlich! Das System ist von jedem Rechner mit Internetanbindung aus nutzbar.

3.1 Abläufe

Nach Klärung der Datenübergabeschnittstellen zwischen Ihrem Abrechnungssystem und co.globe (i.d.R. Standard-Schnittstellen vorhanden) und Einrichtung des Systems erhalten Sie eine Kennung zur Legitimation beim Systemstart.

Nach Programmaufruf haben Sie nun die Möglichkeit, den vorher erstellten Datensatz „zu wechselnde Zähler“ mit den zugehörigen Stammdaten sowie die Liste der zum Einbau verfügbaren Geräte in das System zu importieren. co.met wird Sie hierbei nach Bedarf unterstützen.

Nach erfolgtem Datenimport können Sie die Disposition von Aufträgen und Geräten vornehmen. Sie können einzelne Aufträge bzw. Auftragspakete erzeugen und nach Ihren Vorstellungen zuordnen. Verfügbare Zuordnungskriterien sind zum Beispiel Energiearten, existierende Tagewerke, Straßen oder Postleitzahlen. Falls Sperrzeiten für den Zählerwechsel existieren, können diese ebenfalls entsprechend berücksichtigt werden.

Nach erfolgter Disposition im AMS generiert der AG einen Druckdatensatz (Wechselbelege als Liste oder Einzelblätter) im PD-Format, den er anschließend dem jeweils beauftragten Subunternehmen bzw. eigenen Monteuren per Email überstellt.

Die beauftragten Unternehmen drucken ihre jeweiligen Arbeitsaufträge nach Erhalt selbst aus und führen in Folge die erforderlichen Arbeiten vor Ort aus. Die Eckdaten (Ausbauzählerstand, Einbauzählernummer, Wechseldatum, etc.) zu den ausgeführten Zählerwechseln werden durch die Monteure zunächst wie üblich auf den ausgedruckten Wechselbelegen handschriftlich dokumentiert.

Zur weiteren Übermittlung der Informationen steht den Beauftragten eine Internet- Eingabemaske zur Verfügung, mittels derer die auf den Wechselbelegen eingetragenen Daten übermittelt werden können. Auch Informationen zu nicht ausführbaren Aufträgen können hier eingegeben werden. Die Daten werden schon unmittelbar bei Eingabe geprüft und plausibilisiert (Ausbauzählerstand, Einbaugerät für Monteur verfügbar? etc.) und zu einem Exportdatensatz formatiert. Dieser Datensatz kann automatisch in Ihr Abrechnungssystem eingespielt werden. Eine manuelle Fertigmeldung durch Ihre Mitarbeiter im Dialog am Abrechnungssystem entfällt.

Das System bietet Online-Berichte, die alle relevanten Informationen über Status und erledigte Arbeiten enthalten. Die Berichte sind ohne weitere Bearbeitung als Abrechnungsgrundlage bzw. als Grundlage zur Rechnungsprüfung und Überwachung des Betriebsablaufs verwendbar. Die Ausprägung der Berichte ist nach Kundenwunsch frei gestaltbar.

Abgearbeitete Aufträge können beispielsweise sortiert nach Unternehmen, Energieart, Art der Tätigkeit und/oder nach Ausführungsmonat etc. angezeigt werden. Es besteht die Möglichkeit, Leistungen bis hin zu Stückzahlen je Monteur anzuzeigen. Somit kann bei Abweichungen vom Plan frühzeitig eingegriffen werden, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.

3.2 Ablauf aus Sicht der Beauftragten

Die Internet-Eingabemaske zur Fertigmeldung von ausgeführten Turnuswechseln ist so konzipiert, dass der Monteur/Subunternehmer vor der eigentlichen Eingabe seine Identität und Autorisierung nachweisen muss indem er z. B. ein Passwort eingibt. Nach erfolgter Legitimation ist die auf den Wechselbelegen abgedruckte Auftragsnummer einzugeben.

Der Beauftragte gibt den Ausbauzählerstand und die Einbauzählernummer mit Einbaustand und ggf. vorhandene Prüfzahlen ein und speichert die Daten durch Mausklick ab. Zählerwechsel, die durch den Beauftragten nicht ausgeführt werden konnten, können unter Angabe der entsprechenden Hinderungsgründe ebenfalls online dokumentiert werden. Gegebenenfalls kann auch entstandener Mehraufwand, z. B. bei Schachtzählern, im System hinterlegt werden.

Vorteilhaft für die Beauftragten ist, dass die vom jeweiligen Subunternehmer bzw. Monteur über die Internet-Erfassungsmaske fertig gemeldeten Zählerwechsel als Bericht dokumentiert sind und gleichzeitig auch als Grundlage zur Erstellung der jeweiligen Abrechnung mit dem Auftraggeber dienen.

Bei Bedarf werden die ausgefüllten Wechselbelege dem Auftraggeber nach Abschluss der Wechselkampagne überstellt.

3.3 Weitere Funktionen

co.globe kann auch für weitere Tätigkeiten, wie zum Beispiel Zählerneusetzungen, Reparaturwechsel, Zählerausbau und Umbauarbeiten, verwendet werden. Die Beauftragung, Fertigmeldung und Überwachung läuft analog dem vorher beschriebenen Zählerwechselmanagement.

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